Стоимость типовых (ГОСТ) журналов учета, регистрации или по технике безопасности в объёме 100 листов в твердой обложке (картон балахна) прошитые нитью, в зависимости от тиража, в нашей типографии составляет 150 - 200 р.
Журналы учета могут использоваться на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата. С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, движения автотранспорта, хранения оружия, отправленной корреспонденции, договоров и т.д. К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания. Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.
В инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать. Весьма показательным в данном случае является название следующих журналов: Журнал учета движения автотранспорта, досмотров и вызовов МЦ. Книга приемо-сдачи ключей от кабинетов. Журнал учета разрешений на хранение и ношение служебного оружия. Книга проверки наличия и технического состоянияя специальных средств и т. п. Карточная документация может иметь такие наименования: Бланк личной карточки. Материальный пропуск. Разовый пропуск и т. п.
Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии.
Работники отделов кадров могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Однако имеются некоторые общие требования к виду и содержанию журналов учета.
В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.
Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Но эти книги, как правило, имеют плотную обложку. В них обычно 100 листов формата А4 сброшюрованных и прошитых типографской нитью. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнальных листах делается вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, проставляются номера страниц. Журнал может быть выполнен по типу книги или альбома, в последнем случае допускается крепление листов на скрепку.
На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.
Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.
